آموزش فراگستر

سیستم مکاتبات اداری

  • در صفحه اصلی فراگستر بخش کارتابل را کلیک نمایید نامه جدید علامت کشویی دارد که می توانید طبق نیاز یکی از موارد نامه جدید/پاسخ در نامه جدید/ارسال فایل را انتخاب نمایید.
  • قالب نامه به سه شکل داخلی:درون سازمانی/صادره:نامه ای که از شرکت ما به یک شرکت بیرونی ارسال می شود/وارده:نامه ای که خارج سازمان به شرکت ما ارسال شده می باشد.
  • نامه به شکل وب برای نوشتن سریع می باشد و نامه به شکل A4 برای استفاده از امکانات آفیس ورد می باشد.
  • ستاره کنار موضوعات پرکاربرد به شما کمک میکند موضوع را اضافه نمایید تا دفعات بعد نیازی به تایپ آن نباشد.
  • علامت پنجه ببر کمک میکند در صورتیکه اشتباها متن فارسی را انگلیسی تایپ کرده اید(اصطلاحا: تایپ فینگلیش) به فارسی اصلاح شود.

به یاد داشته باشید که:

  • ارسال فایل در واقع برای مواقعی می باشد که یک فایل متنی یا تصویری یا پوشه زیپ داریم و می خواهیم برای کاربر یا گروهی از کاربران ارسال نماییم. این فایل بعد از مدت زمانی که مدیرسیستم اعلام می نماید مثلا یک ماه دیگر از سیستم حذف می شود.
  • برای مواردی که ماهیت گفتگویی دارد نیازی به استفاده از نامه نیست و از سمت چپ بالای صفحه آیکون ابریشکل را کلیک نموده با شخص مربوطه امکان چت خواهید داشت.
  • در صورتیکه متن تایپی شما طولانی باشد می توانید از فرمان صوتی با آیکون میکروفون سمت چپ بالای صفحه این کار را انجام دهید. بدین شکل که مرورگر کروم استفاده نمایید مجهز به میکروفون باشید و از آدرس https استفاده نموده باشید در آیکون میکروفون، علامت دایره را انتخاب نمایید واضح و با ریتم منظمی صحبت نمایید و نهایتا با انتخاب کپی متن تایپ شده از صدای خود را در فایل مورد نظر خود قرار دهید.
  • سمت راست کنار آیتم کارتابل هنگامی که موس خود را قرار می دهید دایره ای نمایان میشود که با کلیک روی آن پوشه جدید و قوانین کارتابل را مشاهده می نمایید. برای استفاده میتوانید پوشه ای ایجاد نمایید و برای سروسامان دادن به کارتابل خود با انتخاب قوانین کارتابل برای آن پوشه مقرراتی تعیین کنید تا طبق قوانین شما نامه های شما اتوماتیک وارداین پوشه شوند. به طور مثال برای پوشه جدید انتخابی بنام انبار و انتخاب یک رنگ برای جدا سازی با سایر پوشه های ایجادی در آینده در قسمت قوانین کارتابل/شرط ها: بر اساس واحد سازمانی/متن نامه/ارجاع دهنده/نوع ارجاع و… آیتم مساوی یا البته مناسبتر: شامل را استفاده  و در کادر خالی مقادیر خودتان را می گذارید:
  • مثلا کادر اول:موضوع-کادر دوم:شامل-کادر سوم:تعویض قطعه را انتخاب و اضافه را می زنید و اگر هنوز شرطهای دیگری را هم شامل میدانید که اگر آن موارد هم بود باز نامه داخل پوشه انبار برود ادامه می دهید:
  • مثلا کادر اول:واحد سازمانی-کادر دوم:شامل-کادر سوم:تاسیسات و پشتیبانی را انتخاب و اضافه را می زنید و …
  • بخش بایگانی سازمانی قسمتی از کارتابل شماست که از طرف مدیر سیستم بین شما و تعداد دیگری به اشتراک گذاشته شده و چیزی شبیه استفاده از ftp و یا public سازمان میباشد و بنا به صلاحدید در دسترس شما قرار دارد.
  • بخش حذف شده ها تمامی حذفیات شماست که در این بخش قرار میگیرد.
  • تقویم کاری مشابه یک تقویم رومیزی میباشدکه روی تاریخ مشخصی از آن جلسه و یا قراردادی را یادداشت میکنید و در اختیار خود و سایر افراد مرتبط با آن قرار میدهید. روی روز مشخصی از جدول ماه کلیک نموده، (عنوان/توضیح/مکان رویداد) را مشخص مینمایید و نوع رویداد را حسب موضوع (ضروری/شخصی/انجام کار/قرار ملاقات یا جلسه/پیگیری یا اطلاع یابی/جهت یادآوری) قرار میدهید. از بخش افراد مربوطه نامافراد مرتبط را قرار می دهید و در انتها تیک نمایش فقط برای افراد مربوطه را زمانی بزنیدکه نخواهید سایرین از رخداد درج شده توسط شما مطلع شوند.
  • سمت راست بخشی به نام فهرست انجام کار به چشم می خورد با کلیک روی افزودن متن یادآوری جهت انجام کاری درج مینمایید و ساعت و تاریخ انتخاب نموده شخصی که موضوع به او مرتبط است را معین میکنید. در صورتیکه یادآوری سوابقی دارد از بخش سوابق یادآوری مورد را عطف نمایید.
  • در سمت راست بخش ارسال شده ها شامل جهت اقدام/استحضار/پیگیری/امضا/بایگانی/مذاکره/اطلاع و… میباشد که شما زمان ارسال یک نامه نوع ارجاع خود را با آن دسته بندی نموده اید تا گیرنده بدین ترتیب به سادگی تکلیف خود را در مواجه با نامه شما بداند. در واقع در کارتابل او هم بخش با همین موارد جهت اقدام/استحضار/پیگیری/امضا و… میباشد که با توجه به انتخاب شما نامه ارسالیتان در یکی از همین زیر مجموعه های کارتابل او قرار گرفته است.
  • سمت راست بخشی به نام جستجو وجود دارد که نامه های شما را با انواع جستجوی پیشرفته در متن نامه/موضوع/ارجاع دهنده/تاریخ/و… خواهد یافت.البته از سایر امکانات آن ایجاد نامه مشابه نیز در دسترس شماست.
  • سمت چپ بالای صفحه اولین آیکون قطعه پازلی شکلی است که با کلیک بر روی آن به بخش تنظیمات وارد می شوید
  • پیوندهای شخصی جاییست برای افزودن لینک سایتهایی که شما و به طورشخصی به آنها نیاز دارید. با افزودن آنها به راحتی حین کار با فراگستر به آنها دسترسی خواهید داشت.
  • ارتباطات فعال من نشان می دهد با چه سیستمهایی از طریق کارتابل و رمز ورودتان استفاده از فراگستر صورت گرفته است.
  • تغییر رمز عبور هم از بخشی با همین نام میسر است.
  • گروه گیرندگان تقویم جلسات از همین بخش قابل ایجاد می باشد.
  • پیام ها بخشی خواهد بود که شما به چتهای سازمانی خود دسترسی داشته باشید و امکان بازخوانی/پاکسازی/خروجی اکسل از تاریخ تا تاریخ مشخص را داراست.
  • از  بالای صفحه سمت چپ آیکون آدمک را انتخاب نمایید روی کادر کلیک کنید و عکس پرسنلی خود را اضافه نمایید.

آرشیو اسناد

با عنایت به دستور قائم مقام محترم مدیر عامل جناب آقای حسینی در راستای استفاده از آرشیو اسناد اتوماسیون اداری فراگستر،  بخشنامه ها و فرم های پرکاربرد از طریق راهنمای ذیل قابل رویت و بهره برداری می باشد.

گام اول: باز کردن سیستم اتوماسیون اداری فراگستر

گام دوم: زیر سیستم ها (آیکن پازل) سمت چپ بالای صفحه اصلی اتوماسیون

گام سوم: مدیریت مستندات

گام چهارم: پوشه عمومی

BPMS

در حال بروز رساني…

سیستم کسرا:مختص کارکنان شرکت

آموزش ثبت درخواست مدیریت مراجعین(مهمان)

  1.  در این قسمت باید با توجه به نوع فعالیت مهمان یکی از آیتم های موضوع درخواست که شامل حضور پیمانکار، مناقصات، بارگیری، وصول مطالبات، فروش قطعات و ملاقات مدیران می باشد انتخاب گردد.
  2.  باید دربی که مهمان از آن تردد داشته باشد انتخاب گردد. ( درب غربی)
  3.  زمان و تاریخ ورود مهمان در این قسمت معین گردد.
  4.  زمان و تاریخ خروج مهمان در این قسمت معین گردد.
  5.  تاریخ تواتری: اگر مهمان قرار است در روز های معین هفته و بصورت متناوب در شرکت حضور داشته باشد ابتدا روی غیر فعال کلیک کرده و سپس روز های مورد نظر را انتخاب می نماییم.
  6.  مشخص کردن هماهنگ کننده
  7.  مشخص کردن میزبان
  8.  درج توضیحات اضافی
  9.  وارد کردن اطلاعات مهمان و یا مهمانان: در صورتی که مهمان قبلاً در شرکت حضور داشته و اطلاعات آن در سیستم درج شده باشد کافی است در قسمت کد ملی آن جستجو کرده و مهمان مورد نظر را انتخاب نماییم در غیر این باید روی علامت + کلیک کرده و اطلاعات مهمان مورد نظر را ثبت می نماییم.
  10.  ثبت اطلاعات خودروی مهمان در صورتی که می بایست خودروی مورد نظر وارد محوطه شرکت شود.
  11.  ثبت تجهیزات همراه مهمان(مانند لپ تاپ)

آموزش درخواست مجوز در سیستم کسرا- تردد

در منو، اتوماسیون تردد//مدیریت کارکرد// مدیریت کارکرد ماهانه//درخواست مجوز را انتخاب نمایید. بسته به نوع درخواست مرخصی یا اضافه کار آیتم های مربوطه را پر و ذخیره نمایید.

در منو، بخش اتوماسیون تردد//مدیریت کارکرد// مدیریت کارکرد روزانه//درصورت داشتن مجوز، امکان مشاهده تردد روزانه را خواهید داشت.